Le contrôle fiscal d’une comptabilité informatisée

Lorsqu’une entreprise tient sa comptabilité de façon informatisée, elle doit présenter ses documents comptables à l’administration fiscale en lui remettant une copie des fichiers des écritures comptables (FEC), sous forme dématérialisée, dès le début des opérations de vérification sur place.

À noter : sont concernées par cette obligation les entreprises relevant de l’impôt sur le revenu (BIC, BNC, BA) selon un régime réel et celles soumises à l’impôt sur les sociétés.

Le plus souvent, la réalisation de la vérification fiscale d’une comptabilité informatisée nécessite la mise en œuvre de traitements informatiques. Dans ce cas, l’entreprise peut choisir entre 3 options. Ces traitements peuvent ainsi être effectués :- soit par le vérificateur sur le matériel de l’entreprise ;- soit par l’entreprise elle-même sur son propre matériel ;- soit par le vérificateur, hors des locaux, au moyen de copies fournies par l’entreprise sur support informatique.

Les pouvoirs de l’administration ont été renforcés pour les avis de vérification adressés aux entreprises depuis le 1er janvier 2017. Ainsi, lorsque l’entreprise choisit d’effectuer elle-même les traitements informatiques, elle doit remettre, à la demande de l’administration, les copies des documents, données et traitements soumis à contrôle, dans les 15 jours de cette demande. De même, si l’entreprise opte pour la réalisation des traitements hors de ses locaux, elle doit mettre à disposition de l’administration ces copies dans les 15 jours suivant la formalisation de son choix. Dans ces deux cas, le délai de 15 jours est un délai franc. Pour son calcul, il convient de ne retenir ni le jour de remise de la demande des copies ou de la formalisation du choix, ni le jour de mise à disposition des copies.

Précision : la remise des copies permet à l’administration de procéder aux traitements informatiques nécessaires à la vérification. Elle doit alors communiquer à l’entreprise les résultats des traitements donnant lieu à des rehaussements au plus tard lors de l’envoi de la proposition de rectification.

À ce titre, l’administration a précisé les modalités de remise des copies. En pratique, cette remise doit être effectuée sur des disques optiques de type CD ou DVD non réinscriptibles, clôturés de telle sorte qu’ils ne puissent plus recevoir de données. Elle indique toutefois qu’en accord avec le vérificateur, la remise peut être réalisée sur d’autres supports tels qu’une clé USB. Cette remise est, en outre, obligatoirement accompagnée d’une description des enregistrements relative aux informations de gestion (nom de zones, libellé, etc.) et techniques (type, structure, position, longueur des zones, code ou caractères utilisés à titre de séparateur de zones et d’enregistrements, jeu de caractères utilisé pour représenter l’information).

À noter : autre changement, l’administration est désormais tenue de détruire les copies des fichiers transmises avant la mise en recouvrement des impositions supplémentaires, ou après l’envoi de l’avis d’absence de rectification, plutôt que devoir les restituer.